Coincé ?
Révisez vos projets, plans et systèmes. Si vous êtes toujours coincé, faites table rase et repartez d’une feuille blanche. Si vous êtes malgré cela toujours coincé, jetez l’éponge pour aujourd’hui et prenez une longue douche !
Il m’arrive régulièrement de me sentir coincé dans ma vie et mes projets. Pas tellement que je n’aie pas conscience de ce qu’il faudrait que je fasse, ma liste de tâches (liées à mes projets et obligations) est précise et organisée. Mais plutôt je ne sais pas par quoi commencer, où rien ne me fait envie. En un mot, je procrastine. Le problème, avec la procrastination, c’est qu’après, on se sent encore plus mal.
J’ai peut-être trouvé une solution à ce problème et, en tous cas, elle marche pour moi. Elle se déroule en trois étapes.
Première étape : Passez votre to-do list en revue
La première étape, c’est de réexaminer chaque tâche de votre to-do list avec soin. Et, pour chacune d’entre elles, de vous poser les questions suivantes et les redéfinir le cas échéant :
- Cette tâche est-elle toujours d’actualité ?
- S’agit-il d’une tâche que je peux ne PAS faire ?
- S’agit-il d’une tâche que je peux déléguer ou confier à quelqu’un d’autre ?
- S’agit d’une tâche qui me prendra moins de cinq minutes et que je peux faire MAINTENANT (dans ce cas, faites une pause dans votre réflexion et FAITES-LA !)
- S’agit-il d’une tâche que je peux automatiser d’une manière ou d’une autre ? Quelles sont la ou les tâches à réaliser pour cela ?
- Cette tâche est-elle suffisamment précise ? (“Construire une maison” n’est pas spécifique; “Regarder les annonces des terrains à vendre” ou “Visiter le salon de la construction” l’est). Autrement dit, comment puis-je morceler cette tâche en tâches plus petites ?
- N’y a-t-il pas une autre tâche à accomplir avant de pouvoir réaliser celle-ci ? Est-ce bien la première tâche d’une suite logique de tâches ?
Ah oui, et c’est très important, posez-vous aussi la question du CONTEXTE pour chaque tâche.
Par contexte, vous pouvez comprendre de manière générale “lieux”. Les miennes sont : maison, jardin, bureau, courses, perso (une catégorie “fourre-tout” de tâches que je peux réaliser à peu près n’importe où). Pourquoi ? Cela vous permet de ne tenir compte que des tâches que vous êtes en mesure d’accomplir en fonction de votre contexte du moment. Vous ne pouvez pas tondre votre pelouse au bureau, ni même chez vous quand il pleut. Par contre, c’est inefficace de repeindre votre cuisine le seul jour sec du mois alors que votre pelouse vous supplie de vous en occuper. Vous ne pouvez pas non plus compléter un rapport financier pendant que vous faites les courses. Vous ne pouvez pas non plus vous laver les cheveux dans le train (mais vous pouvez réaliser toute une série de tâches “perso”, pour autant que vous ayez prévu le coup). Vous voyez l’idée. Ne pas tenir compte des tâches qui sont de toute façon irréalisables dans votre contexte du moment vous libère l’esprit et vous facilite le choix entre celles, forcément moins nombreuses, qui restent.
Une fois que vous avez fait tout cela, voyez maintenant quelle tâche vous pouvez entreprendre en fonction de votre contexte et FAITES-LA, MAINTENANT !. Cochez-là et puis prenez un café, vous l’avez bien mérité !
En général, cette étape me suffit pour relancer la machine. Mais le malaise est peut-être plus profond.
Deuxième étape : Faites table rase du passé
Cela ne marche toujours pas ? Pas de panique. Mettez votre to-do list de côté pour un moment. Prenez une feuille blanche. Ecrivez-y vos cinq top priorités du moment. Pour chacune de ces cinq top priorités, quelle est la PREMIERE chose à faire ? Ecrivez ces cinq tâches. Faites la même chose avec vos cinq top priorités pour les 12 mois qui viennent. Puis pour les 5 années à venir.
Allez-y, et revenez ici pour la suite. Allez, je vous attends.
Bon, vous êtes prêt ? Super !
Vous avez maintenant une liste de 15 tâches. Ce sont vos tâches prioritaires, liées à vos projets les plus importants.
Donc… retour à l’étape 1. Repassez en revue votre liste de choses à faire en fonction des priorités que vous avez dégagées à l’étape 2. Éliminez, redéfinissez, recontextualisez, soyez sans pitié. La clarté que vous a apportée l’étape 2 donne des ailes à votre cerveau, faites-lui confiance.
Si vous vous sentez regonflé d’un enthousiasme renouvelé pour vos projets, vous pouvez vous arrêter ici. Ce simple exercice vous aura permis de remettre vos projets sur les rails et les recentrer autour de vos rêves et vos objectifs les plus importants dans la vie.
Troisième étape : révisez vos systèmes de gestion du temps et de gestion de tâches
Cela ne va toujours pas ? La nature du problème est sans doute alors davantage systémique. Ce ne sont pas vos rêves, vos projets, les tâches qui en découlent qui vous causent du souci, mais la façon dont vous organisez votre vie. Les bonnes habitudes et la routine sont libératrices. Vous devez donc peut-être changer d’habitudes. J’ai sûrement déjà dû traiter de cette question dans ce blog, piochez-y ! Ou, plus simplement, vous devez peut-être changer de mode d’organisation. Quels sont vos systèmes pour récolter, capturer, et réaliser vos tâches ? Essayez de les repenser en vous inspirant des meilleurs systèmes d’organisation et de gestion du temps. Vos systèmes actuels, même s’ils sont peut-être proches de la perfection, vous ont peut-être lassé avec le temps. Incorporez-y des changements, voire changez-en complètement.
Au fil des ans, j’ai souvent changé de système, juste pour changer et voir les choses autrement. Mon système aujourd’hui est relativement stable mais, qui sait ?, il évoluera sans doute encore.
- Pour les tâches professionnelles : GTD pour la récolte et la capture des tâches. Mark Forster pour la to-do list et l’exécution.
- Pour toutes les autres tâches: idem GTD pour la récolte et la capture. Réalisation des tâches vraiment urgentes puis, pour les suivantes, sélection du contexte (bureau, maison, courses, etc) + sélection de la tâche avec un générateur de nombres aléatoires (sauf urgences).
- J’utilise aussi un agenda partagé Google Calendar de façon très assidue.
En passant, je ne fais de courses qu’une fois par semaine. Le secret ? Un système efficace de récolte, de capture et de définition des besoins (définition de menus à l’avance + liste de courses “ouverte”), couplé avec une arrière-cuisine qui me permet de stocker au moins un article en plus de tout ce qui est non-périssable. Réfléchissez-y : que vaut-il mieux pour la poursuite de vos rêves et la réalisation de vos projets ? Que vous passiez tous les jours une demi-heure à trois quarts d’heure au supermarché (si, si, même si vous n’achetez qu’un plat préparé, vous devez faire le détour, garer votre voiture, faire la queue à la caisse, etc), c’est-à-dire environ entre 3 et 5 heures par semaine ou, comme moi, y consacrer une seule fois entre une heure et demie et deux heures ?
Bref, revenons à vos moutons. Si au terme de l’étape 3, cela ne va pas toujours pas, octroyez-vous un break. Prenez un bain, lisez un bon roman, allez faire un tour en forêt, voyez des amis. Mais en tous cas, ne restez pas là à vous morfondre. Il vous suffira sans doute de vous aérer l’esprit pour aborder la question avec un regard nouveau… en repartant de l’étape 1 !
Si vous souhaitez que j’élabore sur un ou plusieurs des points abordés dans cet articles (comme par exemple les méthodes que j’utilise actuellement), faites-le moi savoir dans les commentaires, j’y répondrai avec plaisir ! Idem si vous voulez me partager vos systèmes de gestion du temps et de tâches, bien sûr !
David Suchat 